Chuyển đổi số là quá trình số hóa các hoạt động của doanh nghiệp, để từ môi trường dữ liệu số hóa đó doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình, mở rộng năng suất, nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng năng lực cạnh tranh. Chuyển đổi số có thể được tiến hành lần lượt hoặc song song ở tất cả bộ phận của một doanh nghiệp, từ văn phòng, kế toán, kinh doanh, tiếp thị, bộ phận sản xuất, bộ phận chất lượng...
Với lộ trình triển khai hóa đơn điện tử do Chính phủ ban hành, việc ứng dụng các phần mềm quản lý kế toán gần như là xu hướng bắt buộc trong tương lai không xa. Trên thị trường có rất nhiều các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán với nhiều quy mô và chi phí khác nhau, các phần mềm kế toán này đều rất dễ dàng triển khai, từ ứng dụng chạy trực tiếp trên máy chủ doanh nghiệp cho đến dạng dịch vụ cho thuê trên nền điện toán đám mây. Với khối hành chính văn phòng, với đặc thù là nhiều quy trình, tài liệu cần xem xét phê duyệt, và gần như có liên quan đến tất cả hoạt động của các phòng ban khác thì việc tự động hóa được quy trình phê duyệt sẽ giúp rút ngắn được thời gian đưa ra quyết định, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực ứng phó linh hoạt với những biến đổi nhanh chóng của tình hình kinh doanh.
Một số giải pháp văn phòng điện tử có thể đáp ứng được mục tiêu trên như: giao việc và theo dõi công việc từ xa, trích xuất báo cáo tự động theo thời gian thực, phân công và theo dõi tiến độ dự án, công cụ giao tiếp nội bộ và họp trực tuyến. Ngoài ra còn có các tính năng cao cấp hơn của văn phòng điện tử như hệ thống quản lý khách hàng tích hợp các công cụ kinh doanh và tiếp thị như email marketing... Được xây dựng trên hạ tầng điện toán đám mây nên các giải pháp văn phòng điện tử này rất dễ dàng triển khai và chi phí đầu tư ban đầu rất thấp. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức thuê dịch vụ hàng tháng nếu e ngại việc đầu tư một lần ban đầu tốn kém mà không đo được hiệu quả ứng dụng.
Tùy theo nhu cầu, quy mô, lộ trình và định hướng hoạt động mà doanh nghiệp có thể chọn những hướng tiếp cận khác phù hợp và theo sát yêu cầu hơn.
(*) Giám đốc Phát triển dự án Công ty Sao Bắc Đẩu
